Gebruikershandleiding — De Eschmolen Vrijwilligersapp

Deze handleiding legt uit hoe u de De Eschmolen-app gebruikt. De app is bedoeld voor vrijwilligers en beheerders van De Eschmolen en helpt bij het plannen, aanvragen en goedkeuren van evenementen zoals rondleidingen en trainingen.

Inhoudsopgave

Wat kunt u met de app?
Rollen en rechten
Inloggen en uitloggen
Wachtwoord vergeten
Dashboard
Agenda
Evenementdetails bekijken
Rondleiding aanvragen (molenaar)
Training aanmaken (instructor)
Aanmelden voor een training
Evenement bewerken
Aanvragen goedkeuren of afwijzen (admin)
Gebruikersbeheer (superadmin)
Mijn profiel en wachtwoord wijzigen
App installeren op uw telefoon
Veelgestelde vragen

Wat kunt u met de app?

De agenda bekijken met alle geplande evenementen
Rondleidingen of trainingen aanvragen
Aanmelden voor trainingen
Aanvragen goedkeuren of afwijzen (voor beheerders)
Gebruikers beheren en rollen toewijzen (voor superadmins)

Rollen en rechten

Iedere gebruiker heeft één of meerdere rollen. Uw rol bepaalt wat u kunt zien en doen in de app.

Rol	Wat mag u?
Molenaar	Agenda bekijken, rondleiding aanvragen, aanmelden voor trainingen
Horeca	Alleen de agenda bekijken
Instructor	Agenda bekijken, trainingen aanmaken, aanmeldingen van eigen trainingen inzien
MIO	Agenda bekijken, aanmelden voor goedgekeurde trainingen
Admin	Alles van molenaar + evenementen goedkeuren/afwijzen/bewerken
Superadmin	Alles van admin + gebruikers aanmaken en rollen beheren

Ziet u een optie niet in de app? Dan heeft u waarschijnlijk niet de benodigde rol. Neem contact op met uw beheerder.

Inloggen en uitloggen

Inloggen

Open de app in uw browser of via het app-icoon op uw telefoon.
U ziet het inlogscherm van De Eschmolen.
Vul uw e-mailadres en wachtwoord in.
Klik op Aanmelden.
Bij een juiste combinatie wordt u doorgestuurd naar het dashboard.

Foutmelding? Controleer of uw e-mailadres en wachtwoord correct zijn. Gebruik de link "Wachtwoord vergeten?" als u uw wachtwoord niet meer weet.

Uitloggen

Klik rechtsboven in de app op Uitloggen. U wordt teruggestuurd naar het inlogscherm.

Wachtwoord vergeten

Klik op de inlogpagina op Wachtwoord vergeten?
Vul uw e-mailadres in en klik op Reset-link versturen.
U ontvangt een bevestigingsbericht in de app. Controleer uw e-mailbox (inclusief de map Ongewenste e-mail).
Klik in de e-mail op de reset-link.
U wordt naar een pagina gestuurd waar u een nieuw wachtwoord kunt instellen.
Vul uw nieuwe wachtwoord twee keer in en klik op Wachtwoord opslaan.
Na het opslaan wordt u automatisch teruggestuurd naar het inlogscherm.

De reset-link is slechts één keer te gebruiken en verloopt na enige tijd. Heeft u de e-mail niet ontvangen? Controleer uw spammap of vraag een nieuwe link aan.

Dashboard

Na het inloggen komt u op het dashboard. Hier ziet u tegels met de onderdelen van de app die voor uw rol beschikbaar zijn.

Tegel	Beschikbaar voor
Mijn profiel	Iedereen
Agenda	Iedereen
Evenement aanmaken	Molenaar, Admin, Superadmin
Training aanmaken	Instructor, Admin, Superadmin
Trainingen	MIO
Goedkeuringen	Admin, Superadmin
Gebruikersbeheer	Superadmin

Klik op een tegel om naar het betreffende onderdeel te gaan.

Agenda

De agenda toont alle evenementen en trainingen.

Statuskleuren

Elk evenement heeft een kleur die de status aangeeft:

Kleur	Status	Betekenis
Oranje	In behandeling	De aanvraag wacht op goedkeuring
Groen	Goedgekeurd	Het evenement is bevestigd
Rood	Afgewezen	De aanvraag is niet goedgekeurd
Grijs	Geannuleerd	Het evenement is geannuleerd

Wat ziet u per rij?

Datum en tijd van het evenement
Titel (klikbaar — leidt naar de detailpagina)
Type (Rondleiding of Training)
Status

Acties in de agenda (afhankelijk van uw rol)

Goedkeuren / Afwijzen — zichtbaar voor admins bij evenementen met status "In behandeling"
Bewerken — zichtbaar voor de aanvrager of een admin bij "In behandeling"-evenementen
Aanmelden / Afmelden — zichtbaar bij goedgekeurde trainingen (voor deelnemers)

Evenementdetails bekijken

Klik op de titel van een evenement in de agenda om de detailpagina te openen.

Op de detailpagina ziet u alle gegevens van het evenement:

Titel en status
Datum en tijd
Omschrijving (indien ingevuld)

Bij een rondleiding ook:

Contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer
Aantal deelnemers
Of horeca gewenst is

Bij een training ook:

Maximaal aantal deelnemers (indien ingesteld)
Lijst van aangemelde deelnemers (inclusief aanmelddatum)

Acties op de detailpagina

← Terug naar agenda — terug naar de lijst
Bewerken — zichtbaar als u de aanvrager bent of admin, en het evenement "In behandeling" is
Goedkeuren / Afwijzen — zichtbaar voor admins bij "In behandeling"-evenementen
Aanmelden / Afmelden — zichtbaar bij goedgekeurde trainingen

Rondleiding aanvragen (molenaar)

Beschikbaar voor: Molenaar, Admin, Superadmin

Ga naar het dashboard en klik op Evenement aanmaken, of gebruik de link in het menu.
Kies het type Rondleiding.
Vul het formulier in:

Veld	Verplicht	Toelichting
Titel	Ja	Naam van de rondleiding
Omschrijving	Nee	Optionele extra informatie
Contactpersoon	Ja	Naam van de verantwoordelijke
E-mailadres	Ja	E-mail van de contactpersoon
Telefoonnummer	Nee	Telefoonnummer van de contactpersoon
Datum en tijd	Ja	Kies een datum (niet in het verleden) en een tijd
Aantal deelnemers	Ja	Minimaal 1
Horeca gewenst	Nee	Vink aan als catering nodig is
Aanvullende informatie	Nee	Vrije tekst voor bijzonderheden

Klik op Aanvraag indienen.
Na verzending wordt u doorgestuurd naar de agenda. Uw aanvraag staat er met de status In behandeling.

Datum en tijd kiezen: Selecteer eerst de datum via het datumveld (verleden datums zijn geblokkeerd). Kies daarna de tijd uit de dropdown — tijden zijn beschikbaar van 06:00 tot 22:00 in stappen van 15 minuten.

Training aanmaken (instructor)

Beschikbaar voor: Instructor, Admin, Superadmin

Ga naar het dashboard en klik op Training aanmaken, of gebruik de link in het menu.
Vul het formulier in:

Veld	Verplicht	Toelichting
Datum en tijd	Ja	Kies een datum en tijd voor de training
Maximum deelnemers	Nee	Laat leeg voor onbeperkt
Aanvullende informatie	Nee	Vrije tekst voor bijzonderheden

Boven het formulier ziet u een automatische titel die wordt gegenereerd op basis van de gekozen datum, bijvoorbeeld TRAINING-15-07-2026.
Klik op Training aanmaken.
Na verzending wordt u doorgestuurd naar de agenda. De training staat er met de status In behandeling totdat een admin deze goedkeurt.

Aanmelden voor een training

Beschikbaar voor: Molenaar, MIO, Instructor, Admin, Superadmin — alleen bij goedgekeurde trainingen

Open de agenda en zoek een training met de groene status Goedgekeurd.
Klik op de titel om de detailpagina te openen.
Klik op de knop Aanmelden.
U bent aangemeld. De knop verandert in Afmelden.

Afmelden

Open de detailpagina van de training.
Klik op Afmelden.
Uw aanmelding is verwijderd.

U kunt zich slechts één keer aanmelden voor dezelfde training. Als u al aangemeld bent, wordt dit aangegeven met de knop Afmelden.

Evenement bewerken

Beschikbaar voor: de oorspronkelijke aanvrager of een Admin / Superadmin — alleen bij evenementen met status In behandeling

Open het evenement via de agenda of de detailpagina.
Klik op de knop Bewerken.
Pas de gewenste velden aan.
Klik op Opslaan.
Na opslaan wordt u teruggestuurd naar de agenda.

Goedgekeurde of afgewezen evenementen kunnen niet meer bewerkt worden.

Aanvragen goedkeuren of afwijzen (admin)

Beschikbaar voor: Admin, Superadmin

Vanuit de agenda

Ga naar de agenda. Evenementen met status In behandeling (oranje) hebben knoppen Goedkeuren (groen) en Afwijzen (rood).
Klik op de gewenste actie.
De status wordt direct bijgewerkt in de lijst.

Vanuit de detailpagina

Open het evenement via de agenda.
Klik onderaan op Goedkeuren of Afwijzen.

Gebruikersbeheer (superadmin)

Beschikbaar voor: Superadmin

Ga naar het dashboard en klik op Gebruikersbeheer.

Nieuwe gebruiker aanmaken

Klik op Nieuwe gebruiker aanmaken.
Vul het e-mailadres en het tijdelijke wachtwoord in.
Klik op Aanmaken.
De gebruiker ontvangt een e-mail en kan inloggen met het opgegeven wachtwoord.

Rol toewijzen

Zoek de gebruiker in de lijst.
Klik op Rol toewijzen naast de gebruiker.
Kies de gewenste rol uit de lijst.
De rol is direct actief.

Beschikbare rollen: superadmin, admin, molenaar, horeca, instructor, mio

Rol verwijderen

Zoek de gebruiker in de lijst.
Klik op het ×-icoon naast de te verwijderen rol.
De rol wordt direct verwijderd.

Wachtwoord resetten namens een gebruiker

Zoek de gebruiker in de lijst.
Klik op Reset.
De gebruiker ontvangt een e-mail met een reset-link.

Mijn profiel en wachtwoord wijzigen

Klik op Mijn profiel in het dashboard of via het menu.
U ziet uw e-mailadres en de rollen die aan u zijn toegewezen.

Wachtwoord wijzigen

Klik op de knop Wachtwoord wijzigen.
U ontvangt een e-mail met een reset-link op uw e-mailadres.
Klik op de link in de e-mail en stel een nieuw wachtwoord in.

App installeren op uw telefoon

De app kan worden geïnstalleerd als een app op uw telefoon, zodat u hem direct kunt openen zonder een browser.

Android

Open de app in Chrome.
Er verschijnt een banner onderin het scherm: "App installeren".
Tik op de knop in de banner.
Bevestig de installatie.
De app verschijnt op uw startscherm.

iPhone / iPad (iOS)

Open de app in Safari.
Tik op het Deel-icoon (vierkantje met pijl omhoog) onderaan het scherm.
Scroll naar beneden en kies "Zet op beginscherm".
Tik op Voeg toe.
De app verschijnt op uw beginscherm.

Veelgestelde vragen

Ik zie de knop "Evenement aanmaken" niet. U heeft hiervoor de rol Molenaar, Admin of Superadmin nodig. Neem contact op met uw beheerder om de juiste rol te laten toewijzen.

Ik kan een evenement niet bewerken. Bewerken is alleen mogelijk als het evenement de status In behandeling heeft én u de aanvrager bent of een admin. Goedgekeurde en afgewezen evenementen kunnen niet worden gewijzigd.

Ik heb me aangemeld voor een training maar ik zie mijn naam niet. Ververs de pagina. Als u zich succesvol heeft aangemeld, staat uw naam in de lijst bij de evenementdetails.

De reset-e-mail is niet aangekomen. Controleer uw map Ongewenste e-mail / Spam. Wacht een paar minuten en probeer het opnieuw. Lukt het nog steeds niet, neem dan contact op met uw beheerder.

De app werkt niet — ik zie "Offline". U heeft geen internetverbinding. De app vereist een actieve verbinding voor het laden van evenementen en het uitvoeren van acties. Controleer uw wifi of mobiele data.

Benodigde screenshots

Vervang de onderstaande placeholders door de daadwerkelijke afbeeldingen. Sla de screenshots op in de map public/handleiding/screenshots/ zodat ze correct worden meegeleverd met de SWA-deployment.

Bestandsnaam	Scherm
`login.png`	Het inlogscherm
`wachtwoord-vergeten.png`	Het "Wachtwoord vergeten"-formulier
`dashboard.png`	Het dashboard met alle tegels
`agenda.png`	De agendapagina met meerdere evenementen
`evenement-detail.png`	Detailpagina van een evenement (bij voorkeur een training met aanmeldingen)
`rondleiding-aanvragen.png`	Het aanvraagformulier voor een rondleiding
`training-aanmaken.png`	Het aanvraagformulier voor een training
`evenement-bewerken.png`	Het bewerkformulier
`goedkeuren-afwijzen.png`	De agenda of detailpagina met de knoppen Goedkeuren/Afwijzen
`gebruikersbeheer.png`	De superadmin gebruikersbeheerpagina
`profiel.png`	De profielpagina
`app-installeren.png`	De installatiebanner (Android of iOS-instructie)